Coordonnatrice administrative

Québec,Qc
,
Temps plein

Relevant de la Directrice - Gestion immobilière, la Coordinatrice administrative prend en charge le volet réception de la clientèle ainsi que la coordination des dossiers clients.

La répartition des tâches se scinde comme suit: Réception (10%), service clients (30%), analyse et production de rapport à partir de données (60%).

Responsabilités

  • Assurer une présence à la réception pour l’accueil des clients;
  • Répondre aux appels et les rediriger au besoin aux personnes concernées;
  • Distribuer le courrier à l’interne, effectuer les envois postaux et assister lors des envois massifs;
  • Effectuer le travail général de soutien administratif tel que la rédaction de différents documents (rapports, correspondances, mémos, contrats, etc.), traitement de soumissions, bons de commande, factures et notes de frais, classement, archivage virtuel (scan), photocopies, etc.;
  • Compiler et mettre à jour les différentes bases de données, répertoires, rapports, tableaux de suivis ou autres documents importants ;
  • Effectuer le suivi et la mise à jour de certains documents relatifs aux locataires ou aux fournisseurs (assurances, fiche du locataire, liste des contrats et des expirations, etc.);
  • Assurer le support entre la comptabilité et les opérations quant aux demandes de locataires (loyers, états de comptes, vérification des compteurs d’Hydro, etc.);
  • Assister la Directrice dans la préparation des documents de présentation pour diverses réunions tel que les comités de gestion;
  • Faire les suivis des comptes à recevoir, lettres de collections et dossiers légaux en collections;
  • Gérer les contrats de services et le système des cartes d’accès.

Exigences

  • Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire ou avec responsabilités équivalentes;
  • Forte aptitude en matière de service à la clientèle;
  • Maîtrise de la suite office et plus particulièrement d’Excel dans la production de tableaux et d’analyses;
  • Capacité à gérer différents dossiers simultanément;
  • Personne naturellement organisée;
  • Formation (AEC en bureautique ou autres) un atout;
  • Anglais fonctionnel.

Conditions

  • Salaire concurrentiel;
  • Poste temps plein permanent;
  • Plan assurances collectives.

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