Adjointe exécutive

Cette opportunité, c’est votre chance de jouer un rôle clé dans une entreprise en croissance, où l’exécution, la rigueur et les suivis font toute la différence.

Nous recherchons pour notre partenaire un adjoint exécutif qui agira comme point d’ancrage des opérations internes : gestion documentaire, contrats, onboarding clients, suivi budgétaire et coordination.

Si vous êtes du type à relancer avant même qu’on vous le demande, à garder les dossiers propres et à faire avancer les choses avec constance, vous risquez d’être exactement la personne que l’on cherche.

Vos responsabilités

• Maintenir une structure du Drive claire, uniforme et facile d’accès;
  
• Classer, archiver et tenir à jour les documents clients (incluant les versions finales);
  
• Assurer le suivi serré du CRM : statuts, prochaines étapes, livrables et relances;
  
• Mettre en place des processus internes (checklists, procédures, outils);
  
• Préparer, rédiger et mettre à jour les contrats;
  
• Assurer l’envoi, le suivi des signatures, le classement et les renouvellements;
  
• Coordonner l’onboarding des nouveaux clients : accès, documents, structure du dossier et démarrage;
  
• Assurer le suivi des heures et des banques d’heures (Clockify) et corriger les écarts au besoin;
  
• Préparer et produire la facturation, refacturer les dépenses et assurer le classement des pièces;
  
• Mettre à jour les tableaux budgétaires, concilier et soutenir le suivi financier;
  
• Préparer et maintenir les documents RH à jour (contrats, dossiers employés, suivis liés à la paie);
  
• Coordonner la logistique d’événements : réservations, déplacements, confirmations;
  
• Effectuer une vigie des réseaux sociaux (messages/commentaires/mentions) et assurer les suivis nécessaires;
  
• Supporter la direction dans l’exécution quotidienne des priorités.
  

‍Profil recherché

• Expérience en soutien administratif, coordination ou rôle similaire (exécutif, opérations, bureautique);
  
• Excellente rigueur et grande fiabilité dans la gestion des suivis;
  
• Autonomie élevée : capacité à avancer sans supervision constante;
  
• Sens de l’organisation très fort (vous aimez l’ordre, les systèmes, les dossiers clairs);
  
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser efficacement;
  
• Aisance avec les outils numériques (Drive, CRM, outils de gestion du temps);
  
• Discrétion et professionnalisme;
  
• Français impeccable à l’écrit.
  

Vos avantages

• Poste majoritairement en télétravail avec déplacements;
  
• Rôle clé dans une équipe agile, orientée résultats;
  
• Autonomie, confiance et marge de manœuvre dans l’organisation du travail;
  
• Environnement structuré, avec une vraie volonté d’amélioration continue;
  
• Projets variés : opérations, contrats, finances, coordination et expérience client.

Cette offre vous intéresse? N’attendez plus et faites-nous parvenir votre candidature!

L’utilisation du masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.